Die Kasse richtig führen

Die Kassenführung ist bei jeder Betriebsprüfung im Fokus der Finanzverwaltung, weil in diesem Bereich Hinzuschätzungen ausdrücklich erlaubt sind, wenn die Anforderungen nicht erfüllt worden sind. Dies kann soweit führen, dass die gesamte Buchführung verworfen wird. Es wird also dringend empfohlen, sich in diesem Bereich nicht angreifbar zu machen.

Gesetzesgrundlage für die Kassenbuchführung ist regelmäßig die Buchführungspflicht (§§ 5, 4 Abs. 1 EStG). Ist der Steuerpflichtige buchführungspflichtig – beispielsweise alle GmbH’s kraft Rechtsform – müssen die Bücher und Aufzeichnungen insbesondere den Vorschriften der §§ 140 bis 148 AO und §§ 238 ff. HGB entsprechen. Daneben sind auch Aufzeichnungspflichten zu erfüllen, die sich aus den Einzelsteuergesetzen und den außersteuerlichen Gesetzen ergeben.

Für Steuerpflichtige, die Ihren Gewinn durch Einnahmen-Überschussrechnung (§ 4 Abs. 3 EStG) ermitteln, sind grundsätzlich nicht zur Kassenbuchführung verpflichtet. Eine Verpflichtung zur Einzelaufzeichnung ergibt sich jedoch auch für Einnahmen-Überschussrechner gemäß § 22 UStG. Nach § 146 Abs. 5 S. 1 HS. 2 AO sind die Aufzeichnungen indes lediglich so zu führen, dass sie dem konkreten Besteuerungszweck genügen. Sie können auch in der geordneten Ablage von Belegen bestehen (BFH 16.2.06, X B 57/05).

Um die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung zu gewährleisten – und das gilt für alle Gewinnermittlungsarten – sollten in der Praxis insbesondere die nachfolgenden Punkte zwingend beachtet werden:

  • Die Kasse ist täglich zu führen: Nach § 146 Abs. 1 S. 2 AO sollen alle Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich festgehalten werden.
  • Einzelaufzeichnungspflicht: Die Kassenaufzeichnungen müssen chronologisch sortiert und fortlaufend nummeriert werden. Die Tageseinnahmen sind getrennt nach 7 % USt und 19 % USt aufzuzeichnen (§ 22 UStG).
  • Kassensturzfähigkeit: Die Kassenaufzeichnungen sind so zu führen, dass der Soll-Bestand jederzeit mit dem Ist-Bestand der Geschäftskasse verglichen werden kann (vgl. u.a. BFH 17.11.81, VIII R 174/77).
  • Keine Buchung ohne Beleg: Für sämtliche Tageseinnahmen und Tagesausgaben müssen Belege vorliegen.
  • Kassenminusbestände: Der Kassenbestand darf nie negativ sein.
  • Nachvollziehbarkeit von Veränderungen: Fehlerhafte Eintragungen sind so abzuändern, dass die ursprüngliche Erfassung lesbar und nachvollziehbar ist.

Um die Kassenbuchführung umzusetzen gibt es zwei Möglichkeiten. Man unterscheidet die sog. offene Ladenkasse und die Registrierkasse. Im Folgenden möchte ich auf die beiden Arten näher eingehen.

Offene Ladenkasse

Bei so genannten Schubladenkassen (ohne Registriererfassung) ist für jeden Tag ein gesonderter Vordruck „Tageskassenbericht“ auszufüllen. Dies muss handschriftlich erfolgen. Damit werden selbsterstellte Excel-Tabellen zu einem erheblichen Risikopotential, da diese seitens der Finanzbehörde als nicht manipulationssicher eingestuft werden.

Aus Gründen der Zumutbarkeit und Praktikabilität waren aber bestimmte Berufsgruppen von der Pflicht zur Einzelaufzeichnung entbunden, soweit sie Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht fest stellbarer Personen verkaufen. Diese Auffassung des BFH ist allerdings überholt und kann nicht mehr angewendet werden.

Deshalb sind zusätzliche Aufzeichnungen für jeden Geschäftsvorfall nötig. Wird eine nicht GdPU-konforme Registrierkasse verwendet, so ist dies eine Schubladenkasse, für die tägliche Zählprotokolle und tägliche Kassenberichte zu erstellen sind. Zusätzlich müssen Einzelaufzeichnungen geführt werden.

Die nachfolgende tägliche retrograde Ermittlung ist bei einer offenen Ladenkasse unumgänglich:

Tagesendbestand (Endbestand zum Geschäftsschluss)
./. Anfangsbestand (Kassenbestand des Vortages)
= Zwischensumme (Saldo aus Tageseinnahmen und Tagesausgaben)
+ Kassenausgaben des Tages
+ Geldtransit auf das betriebliche Konto oder weitere Kassen
+ Privatentnahmen
./. Privateinlagen
./. Sonstige Tageseinnahmen
= Kasseneinnahmen des Tages

Auch EDV-Kassen, die nicht als Registrierkasse funktionieren und zur Erfassung dienen, gehören zu den Schubladenkassen.

Registrierkassen

Zu den besonderen Anforderungen und den Aufbewahrungserfordernissen hat das BMF (26.11.10, IV A 4 – S 0316/08/10004-07) Stellung genommen. Danach sind Unterlagen i.S. des § 147 Abs. 1 AO, die mithilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind, während der Dauer der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO). Die von dem BMF-Schreiben betroffenen Geräte sowie die mit ihrer Hilfe erstellten digitalen Unterlagen müssen neben den „Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)“ auch den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“ entsprechen (§ 147 Abs. 6 AO).

Insbesondere müssen alle steuerlich relevanten Einzeldaten einschließlich etwaiger mit dem Gerät elektronisch erzeugter Rechnungen i.S. des § 14 UStG unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden (Einzelaufzeichnungspflicht).

Darüber hinaus führt das BMF in seinem Schreiben vom 26.11.2010 aus, dass Grundlagenaufzeichnungen zur Überprüfung der Bareinnahmen für jedes einzelne Gerät getrennt geführt und aufbewahrt werden müssen. Die zum Gerät gehörenden Organisationsunterlagen müssen aufbewahrt werden, insbesondere die Bedienungsanleitung, die Programmieranleitung und alle weiteren Anweisungen zur Programmierung des Geräts (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO).

Registrierkassen, die den besonderen Anforderungen des BMF-Schreibens bauartbedingt nicht genügen, dürfen übergangsweise noch bis zum 31.12.2016 eingesetzt werden. Technisch mögliche Softwareanpassungen und Speichererweiterungen sind jedoch durchzuführen. Können Registrierkassen technisch nicht aufgerüstet werden, müssen die Anforderungen des Schreibens des BMF (9.1.96, IV A 8 – S 0310 – 5/95) weiterhin vollumfänglich beachtet werden.

Im Schreiben vom 09.01.1996 führt das BMF detailliert auf, welche Unterlagen aufbewahrt werden müssen, um beim Einsatz von elektronischen Registrierkassen auf die Aufbewahrung von Kassenstreifen verzichten zu können. U.a. müssen die mit der Registrierkasse erstellten Rechnungen, die zur Kasse gehörenden Organisationsunterlagen sowie die Tagesendsummenbons mit Ausdruck des Nullstellungszählers („Z-Bons“) aufbewahrt werden.

Folgen und Würdigung

Ist die Kassenführung nicht ordnungsgemäß, hat dies bei einem Betrieb mit nicht untergeordneten Barumsätzen den Verlust der Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung zur Folge. Das Ergebnis der Buchführung (Umsatz, Gewinn) entfaltet somit keine Beweiskraft für die Besteuerung (§ 158 AO). Das Finanzamt kann die Besteuerungsgrundlagen schätzen (§ 162 AO). Sofern die Finanzbehörde darüber hinaus durch Schlüssigkeitsverprobungen Differenzen feststellt, die nicht substantiell widerlegt werden können, folgt daraus neben Umsatz- und Gewinnzuschätzungen regelmäßig auch ein Steuerstrafverfahren.

Die Kassenführung ist eine Herausforderung. Registrierkassen sind erste Mittel der Wahl. Zwar entstehen durch Kauf oder Leasing der Registrierkasse gewisse Kosten. Sie sind aber gering im Verhältnis zu den sonst entstehenden Nachteilen, wenn die Buchführung wegen schwerwiegender Kassenfehler verworfen wird. Nur die Registrierkasse setzt die Standards, damit Barerlöse einzeln nachweisbar erfasst werden. Er wird diese Fehleinstellung schon bei der nächsten Prüfung teuer bezahlen, wenn seine Kassenführung verworfen wird und es zu teuren Hinzuschätzungen kommt. Im Endeffekt ist damit die Registrierkasse die einzige Lösung für eine ordnungsgemäße Kassenführung bei bargeldintensiven Betrieben.

Die Frage welche Betriebe zu den bargeldintensiven Betrieben gehören, ist eine Einschätzungsfrage. In letzter Konsequenz muss der Unternehmer entscheiden, in welchem Umfang Bargeschäfte getätigt werden und ob das Risiko eingegangen werden kann, die Kasse als offene Ladenkasse zu führen.